Gründe für die E-Mail-Archivierung und die Vorteile von MailStore

Aus technischer Sicht

Neben der Steigerung der Produktivität bietet MailStore auch Entlastung aus technischer Sicht.

Die Archivierung großer Datenmengen stellt kein Problem mehr dar, da beliebig viele Datenbanken im laufenden Betrieb angelegt werden können. Damit kann das komplette Archiv grenzenlos skaliert werden. Ältere Daten können ohne Schwierigkeiten ausgelagert und zum Beispiel via CD-R/DVD-R oder auf externe Platten gesichert werden, was den Server entsprechend schlank hält.

Sicherung aller Mailsysteme

MailStore Server ist kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Systemen (z. B. MS Exchange, MDaemon, Tobit) bzw. E-Mail Clients (z. B. Outlook, Thunderbird).

Bestehende Postfächer in Exchange können demnach ebenso archiviert werden wie Postfächer alternativer Mailserver über die Protokolle IMAP/POP3.

Alle archivierten E-Mails werden über eine AES256-Verschlüsselung abgelegt und sind vor unbefugten Zugriffen oder Manipulationsversuchen entsprechend geschützt.

Aus wirtschaftlicher Sicht

Produktivität und Effizienz

MailStore Server zeichnet sich durch intuitive Bedienbarkeit und einen komfortablen Suchzugriff aus, der Ergebnisse mit hoher Geschwindigkeit liefert.

Mitarbeiter selbst können über den Browser (WebAccess), ein Outlook Add-in oder die MailStore Client-Software auf das Archiv zugreifen, ohne Rückfragen an die hausinterne IT-Abteilung stellen zu müssen, was die Produktivität und Informationsverfügbarkeit deutlich verbessert.

Des Weiteren schützt MailStore Server vor Datenverlusten: Neben dem versehentlichen oder unter Umständen vorsätzlichen Löschen von Mails durch Mitarbeiter, können Nachrichten auch durch technische Probleme verloren gehen (bspw. defekte PST-Dateien in Outlook).

MailStore Server kann so konfiguriert werden, dass ein Löschen von Mails komplett unterbunden wird (Rechtevergabe, Teamzugriffe, etc.). Natürlich kann im Rahmen der Rechtevergabe auch der gegenseitige Zugriff auf das Archiv von Teammitgliedern im Vertretungsfalle konfiguriert werden.

Die Datensicherung des gesamten Archivs erfolgt zentral und kann mit jeder beliebigen Backup-Software durchgeführt werden.

Geringe Kosten und vollständige Sicherheit

Durch die Integration einer eigenen Speichertechnologie benötigt man im Betrieb von MailStore keine zusätzliche Datenbankanwendung, wie beispielsweise den MS SQL-Server. Das spart Kosten und weiteren Administrationsaufwand.

Die nach oben offene Skalierbarkeit und das Wegfallen von Postfachbegrenzungen sparen Speicher und Verwaltungskosten und entlastet IT-Verantwortliche im Unternehmen. Der schnelle und komfortable Zugriff auf die archivierten E-Mails steigert die Mitarbeiterproduktivität. Datenverlusten wird durch eine vollständige und sichere Archivierung vorgebeugt.

Aus rechtlicher Sicht

Gesetzeskonform und revisionssicher

Der Gesetzgeber hat Unternehmen dazu verpflichtet, alle geschäftsrelevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht nachträglich gelöscht oder verändert werden können.

Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durch MailStore Server wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft und zertifiziert.

Diese Zertifizierung fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) statt und berücksichtigte alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen.

Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz können daher sicher sein, dass MailStore Server die Einhaltung rechtlich relevanter Vorschriften ermöglicht.

 

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